In dit artikel:
Via Zorgplatform werken Boards en het patiëntendossier HiX veilig met elkaar samen. Deze werkinstructie beschrijft hoe je de koppeling gebruikt en hoe je bekende fouten voorkomt of herstelt.
📢 Status: Deze koppeling zit nu in de pilotfase (Regio Westland Schieland Delft). We testen op dit moment de basisfunctionaliteit. Later breiden we de koppeling uit met meer gegevens (zoals diagnoses, allergieën, medicatie en laboratoriumuitslagen) en automatische functies. Adviezen voor verbeteringen kunnen worden ingediend via het klantverzoekenformulier, maar zullen ook tijdens de evaluatie van de pilot worden verzameld.
In dit artikel lees je:
Welke twee workflows er mogelijk zijn (de uitnodigingsflow en de initiatieflow)
Wanneer en hoe medische gegevens worden bijgewerkt in Boards
1. Boards opstarten vanuit HiX
Volg deze stappen om Boards te openen voor een patiënt:
-
Toestemming van de patiënt moet in HiX zijn geregistreerd. Dit is een harde voorwaarde om gegevens te kunnen delen met Boards.
-
Open de patiënt in HiX en ga onder 'externe apps' naar de workflow van het zorgprogramma (bijvoorbeeld Longzorg of Ouderenzorg).
Bekijk hier de instructievideo.
Klik op het juiste zorgprogramma om Boards te openen. Er opent nu een venster binnen HiX.
Eerste keer inloggen: Vraagt het systeem om inloggegevens? Vul dan eenmalig je Boards-gebruikersnaam en wachtwoord in. Hierna onthoudt het systeem je account en log je voortaan automatisch in.-
Het board koppelen (alleen bij de eerste start): Er verschijnt een pop-up in beeld. Klik onder op het juiste board om de workflow definitief te koppelen aan de unieke worklfow in HiX. De volgende keer opent het board automatisch bij het openen van de workflow.
Bekijk hier de instructievideo.
⚠️ Let op: Om fouten te voorkomen, kun je binnen dit venster niet handmatig van patiënt wisselen. Je ziet altijd de gegevens van de patiënt die op dat moment in HiX openstaat. De algemene instellingen van Boards zijn hier afgeschermd, maar de algemene Boards Messenger werkt wel.
2. Overzicht van de twee workflows (Uitnodigen vs. Initiëren)
Afhankelijk van wie de patiënt als eerste aanmeldt, start de koppeling via een van de volgende twee routes:
Route A: De Uitnodigingsflow (Huisarts nodigt ziekenhuis uit)
Deze route start wanneer een externe zorgverlener (zoals de huisarts) een board aanmaakt en het ziekenhuisteam uitnodigt.
-
Rol van de zorgcoördinator (voorbeeld): Omdat de uitnodigingsmail vanwege privacywetgeving geen patiëntgegevens bevat, logt een zorgverlener of zorgcoördinator eerst via een website in op Boards. Deze zoekt op voor welke patiënt er een uitnodiging is verstuurd. Als een zorgcoördinator dit doet, wijst deze de juiste zorgverlener binnen het ziekenhuis toe aan het board en brengt deze collega op de hoogte.
Let op: per zorginstelling kan dit proces verschillen.
Koppeling in HiX: De toegewezen zorgverlener opent daarna de patiënt in HiX, start de juiste workflow onder 'externe apps' om Boards te openen en koppelt via de pop-up definitief de workflow aan het klaargezette board (zoals hierboven beschreven).
Route B: De Initiatieflow (Ziekenhuis start het board vanuit HiX)
Deze route start wanneer het ziekenhuisteam zelf besluit om een nieuw zorgprogramma (en dus een nieuw board) voor een patiënt op te starten.
-
Koppeling in HiX: De toegewezen zorgverlener opent daarna de patiënt in HiX en klikt op juiste workflow onder 'externe apps' om Boards te openen. Bestaat de patiënt nog niet in Boards? Dan maakt het systeem de patiënt direct automatisch aan. Je kiest daarna in het scherm welk type board je wilt starten en bevestigt de koppeling via de pop-up (zoals hierboven beschreven).
3. Gegevens bijwerken en synchroniseren
De koppeling neemt automatisch de meetwaarden (lengte, gewicht en bloeddruk) over uit HiX. Let hierbij op de volgende regels:
Gegevens verversen: Boards haalt alleen de meest recente gegevens (lengte, gewicht en bloeddruk) op uit Zorgplatform op het moment dat een HiX-gebruiker het board opent of ververst. Eerder opgehaalde data blijft in Boards staan. Als een externe zorgverlener (zoals een huisarts) het board ververst, wordt er in deze pilotfase geen nieuwe data opgehaald.
Aanpassingen doorgeven: Pas je de meest recente meting aan in HiX? Dan wordt deze waarde na het verversen van het board direct bijgewerkt. De medische koppeling werkt nu van HiX naar Boards. Als een huisarts gegevens aanpast in Boards, stromen deze niet terug naar HiX. Zorg ervoor dat je belangrijke informatie altijd in je eigen bronsysteem vastlegt.
Gegevens verwijderen: Als je een meting verwijdert in HiX, krijgt Boards hier geen melding van. De meting blijft in Boards staan. De meting kan wel vanuit HiX worden aangepast.
4. Een alert sturen van de Boards-chat naar de HiX-werklijst
Als externe zorgverlener (zoals een huisarts) kun je een bericht uit de chat direct als taak op de werklijst van het ziekenhuisteam plaatsen.
Instructie voor de verzender (huisarts):
Zorg ervoor dat je eigen AGB-code goed staat ingevuld in je Boards-profiel. Zonder juiste AGB-code kan er geen bericht naar HiX worden verstuurd.
Typ het bericht in de Boards-chat en tag het ziekenhuisteam met een @-vermelding (bijvoorbeeld @Afdeling Longziekten). Het versturen van een alert werkt alleen wanneer je het organisatieteam tagt. Het is niet mogelijk om een alert te versturen door een persoon afzonderlijk te taggen.
-
Klik op verzenden. Het bericht is pas succesvol verzonden als je de pop-up "Bericht succesvol verzonden" in beeld krijgt.
Instructie voor de ontvanger (ziekenhuis):
De alert verschijnt direct op de HiX-werklijst van jouw afdeling. Je kunt de taak accepteren of doorzetten naar een collega.
Klik op 'alert inzien' om de chat in Boards te openen.
Bekijk hier de instructievideo.
⚠️ Let op: Om een alert te kunnen lezen in Boards, moet je aan twee voorwaarden voldoen:
Je hebt een actief Boards-account.
Je bent uitgenodigd voor het specifieke board waarin de alert is verstuurd.
5. Problemen met het ophalen van de data?
Controleer of de patiënt toestemming heeft gegeven in HiX. Zie je na het verversen en een paar minuten wachten nog steeds geen informatie? Neem dan contact op met onze supportafdeling.