Bepaal zelf hoe jouw organisatieteam wordt uitgenodigd in Boards

Als teambeheerder speel je een cruciale rol in hoe jouw organisatieteam functioneert binnen Boards. Je hebt de mogelijkheid om de zichtbaarheid van je team te beheren en vooral te bepalen op welke manier jullie als team, of individuele teamleden, worden uitgenodigd voor boards. Dit is essentieel voor transparante samenwerking en om ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste zorgverleners terechtkomt. Aan de hand van verschillende scenario's leggen we dit verder in dit artikel uit!

Hoe pas je deze instellingen aan?

Als admin of teambeheerder kun je eenvoudig de instellingen van je organisatieteam aanpassen via de Admin-omgeving.

1. Ga in Boards naar jouw profiel.
2. Klik op Admin-omgeving.
3. Indien je aan meerdere organisatieteams bent toegevoegd, klik dan op het juiste organisatieteam.
4. Ga rechtsboven naar Instellingen.

Belangrijke instellingen voor uitnodigingen en zichtbaarheid

Hieronder lichten we de belangrijkste instellingen toe die de uitnodigingsprocedure en zichtbaarheid van jouw organisatieteam beïnvloeden:

1. Standaardstatus voor gebruikers: Hiermee bepaal je de initiële status van een gebruiker bij toevoeging aan een organisatieteam.
   • Beschikbaar: De gebruiker wordt direct toegevoegd aan een board en ontvangt een notificatie. De status kan eventueel door de gebruiker zelf worden gewijzigd, tenzij de status onwijzigbaar is ingesteld door de teambeheerder.
   • Niet beschikbaar: De gebruiker moet deelname aan een board zelf bevestigen. Deze status is een handige instelling voor centrale coördinatie van uitnodigingen.
2. Handmatige of automatische selectie: Deze instelling bepaalt of een initiator (degene die een board start) handmatig gebruikers moet selecteren, of dat dit automatisch gebeurt.
   • Aan (Handmatige selectie): De initiator moet gebruikers handmatig selecteren. Dit is geschikt voor specifieke teams waar je een gerichte zorgverlener nodig hebt, om te voorkomen dat een heel team wordt uitgenodigd. Als er gebruikers 'Beschikbaar' zijn binnen het team, selecteert de initiator er één die dan automatisch wordt toegevoegd.
   • Uit (Automatische selectie): Alle gebruikers met de status "Beschikbaar" worden automatisch toegevoegd aan het board. Als er niemand beschikbaar is binnen het team en deze optie staat uit, wordt de uitnodiging verzonden naar het algemene e-mailadres.
3. Verberg deelnemers in het adresboek: Wanneer deze optie is geactiveerd, is alleen het organisatieteam zichtbaar in het adresboek, zonder de individuele gebruikers.
4. Zichtbaarheid: Deze instelling bepaalt of je organisatieteam kan worden uitgenodigd voor boards. Als je team uitsluitend boards initieert en niet wordt uitgenodigd, is deze optie niet noodzakelijk.

Welk type team past bij jouw werkwijze? (Scenario's)

De manier waarop je jouw organisatieteam inricht, hangt sterk af van de interne werkafspraken en het type zorg dat jullie leveren. Hieronder beschrijven we drie veelvoorkomende scenario's en de bijbehorende aanbevolen instellingen:

Scenario 1: Iedereen kan meedoen (bijv. huisartsenpraktijk, fysiotherapiepraktijk of diëtistenpraktijk)

Situatie: Alle zorgverleners binnen jouw team leveren dezelfde zorg en er zijn geen specifieke specialisaties die leiden tot individuele toewijzing aan boards. Wanneer een board wordt gestart voor een patiënt van jullie praktijk, moeten alle relevante collega's potentieel toegang hebben tot dezelfde patiëntinformatie, bijvoorbeeld handig bij afwezigheid van collega's.

Aanbevolen instellingen:

• Standaardstatus voor gebruikers: Beschikbaar. Gebruikers worden direct toegevoegd aan een board en ontvangen een notificatie.
• Handmatige of automatische selectie: Uit. Alle gebruikers met de status "Beschikbaar" worden automatisch aan het board toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat iedereen die relevant is direct wordt betrokken.

Voordeel: Eenvoudige samenwerking waarbij alle relevante teamleden direct toegang krijgen, ideaal bij afwezigheid en gelijke rolverdeling.

Scenario 2: Centrale coördinatie (bijv. wijkverpleging of grote GGZ-instelling)

Situatie: Jouw organisatie werkt met een centrale coördinator die verantwoordelijk is voor het verdelen van het werk en bepaalt welke zorgverlener bij een board betrokken wordt, bijvoorbeeld op basis van locatie of tijd. De uitnodiging voor een board moet naar een algemeen adres gaan, van waaruit iemand handmatig wordt toegewezen. Dit team is ideaal voor grotere organisaties met een gecentraliseerde toewijzing van werkzaamheden.

Aanbevolen instellingen

• Standaardstatus voor gebruikers: Niet beschikbaar – status kan niet worden gewijzigd. Hierdoor moeten gebruikers altijd deelname bevestigen of worden toegewezen door de coördinator.
• Handmatige of automatische selectie: Uit. Omdat niemand direct 'Beschikbaar' is, wordt de uitnodiging altijd naar het algemene e-mailadres van het team gestuurd. Via de link kan het board aan de juiste gebruikers worden toegewezen.
• Verberg deelnemers in het adresboek: Aan. Dit zorgt ervoor dat alleen het team zichtbaar is, en niet de individuele zorgverleners, wat bijdraagt aan de privacy en de rol van de coördinator.

Voordeel: De centrale coördinator behoudt de controle en wijst de meest geschikte zorgverlener toe op basis van actuele planning en beschikbaarheid.

Scenario 3: Specifieke selectie vereist (bijv. multidisciplinair wijkteam of afdeling Interne Geneeskunde)

Situatie: Je werkt in een instelling met multidisciplinaire teams of meerdere specialisaties. Initiatiefnemers weten welke specifieke zorgverlener betrokken moet zijn en willen niet het hele team uitnodigen, maar een gerichte selectie maken van één of meer specifieke zorgverleners.

Aanbevolen instellingen:

• Standaardstatus voor gebruikers: Beschikbaar. Gebruikers worden direct toegevoegd aan een board en ontvangen een notificatie.
• Handmatige of automatische selectie: Aan. De initiator moet een specifieke gebruiker selecteren uit jouw team. Deze geselecteerde gebruiker wordt vervolgens automatisch aan het board toegevoegd. Dit voorkomt het uitnodigen van een heel team wanneer slechts één of enkele specifieke zorgverleners nodig zijn.

Voordeel: Gerichte en efficiënte samenwerking waarbij alleen de direct benodigde zorgverlener toegang krijgt tot een specifiek board. Dit is handig als er meerdere specialiteiten binnen een team zijn.

Goed om te weten

• Algemeen e-mailadres: Het is sterk aan te raden om altijd een algemeen e-mailadres in te vullen voor je organisatieteam. Dit zorgt ervoor dat het organisatieteam zichtbaar en vindbaar is in het adresboek, zelfs als er geen gebruikers 'Beschikbaar' zijn.
• Teamgrootte: Houd het aantal personen in een organisatieteam beperkt. Als een team te groot is, is het vaak niet specifiek genoeg ingericht, wat ertoe kan leiden dat te veel collega's toegang krijgen tot het board. Dit kan de overzichtelijkheid verminderen.
• Privacy: Om de privacy van patiënten te waarborgen, krijgen alleen betrokken zorgverleners toegang tot een board. Door deze instellingen goed te configureren, draag je bij aan een veilige en inzichtelijke samenwerking.

Meer info

Heb je hulp of advies nodig? Neem contact op met ons support team!